Quy tắc 80/20 - giúp làm việc hiệu quả hơn (Phần 1)

Điều thú vị về quy tắc 80/20 là bạn không cần phải hiểu về lý thuyết thống kê nhưng bạn vẫn có thể nắm bắt và “tin” quy tắc này. Tất nhiên nó xuất phát từ kinh tế học và nó được Pareto “chứng minh” bằng phân tích số liệu thống kê, nhưng điều đó không có nghĩa là chỉ có các chuyên gia kinh tế học mới có thể hiểu được.

Quy tắc này lần đầu tiên được nhà tư tưởng quản lý Joseph M.Juran gợi ý. Sau đó nó được đặt tên theo tên của nhà kinh tế học người Italia Vilfredo Pareto, ông đã quan sát thấy rằng 80% thu nhập của Italia thuộc về 20% dân số của nước này. Giả thuyết được đưa ra là phần lớn kết quả trong bất kỳ tình huống nào đều do một phần nhỏ nguyên nhân tạo ra.

Quy tắc 80/20 chính xác là gì?

Theo ý nghĩa về mặt con số, nó có nghĩa là 80% kết quả bạn thu được chỉ xuất phát từ 20% những gì bạn bỏ ra. Kết quả nghiên cứu của Pareto đã chứng minh rằng “quy tắc” này nhìn chung là chính xác và đã trở thành tỉ lệ 80/20 nổi tiếng trong lịch sử. Tuy vậy, trong một số trường hợp tỉ lệ này có thể cao hơn rất nhiều, lên tới 99/1: 99% kết quả thu được chỉ xuất phát từ 1% công sức bỏ ra!

Bạn có thể đưa bất kỳ con số nào vào “công thức” này, điều quan trọng nhất là bạn càn hiểu rằng trong cuộc sống chắc chắn có những hoạt động bạn làm (20% của bạn) chiếm phần lớn (80% của bạn) niềm hạnh phúc và kết quả đạt được.

Bạn có thể quy nạp rằng 20% hoạt động của bạn tạo ra 80% tài chính của bạn, và điều đó đúng, cũng có thể chỉ một phần nhỏ hoạt động bạn làm mỗi tuần tạo ra thu nhập của bạn. Bạn có thể áp dụng Quy tắc 80/20 cho mọi khía cạnh của đời sống công việc, tuy vậy có lẽ bạn nên tập trung chủ yếu vào niềm hạnh phúc và sự thỏa mãn của bản thân.

Chắc chắn tiền đóng một vai trò quan trọng tạo nên niềm hạnh phúc của bạn và tiền bị tác động bởi những mối quan hệ 80/20, nhưng nó cũng chỉ là một thành phần tạo nên toàn bộ sự giàu có và niềm hạnh phúc - là mối quan tâm đầu tiên của bạn.

Quy tắc 80/20 do Vilfredo Pareto phát hiện ra.

Trong khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh, Vilfredo Pareto đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập.

Trong những phân tích và nghiên cứu tiếp theo, nhà kinh tế học lừng danh này đã phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng trong nhiều quốc gia, giai đoạn lịch sử mà còn đúng với những gì xảy ra ngay trong khu vườn ông ta. Ở đây, ông ta thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.

Từ khi quy luật này ra đời, nhiều nhà nghiên cứu khác đã phát biểu tương tự như: 20% tội phạm là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội. 20% số người lưu thông trên đường tạo ra 80% các vụ tai nạn. 20% tuyến đường chiếm 80% lưu lượng xe cộ hàng ngày. 20% những lỗi hàng hoá làm nảy sinh 80% các vấn đề rắc rối.

Thường gặp nhất là chúng ta vẫn nghe nói rằng, 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho một doanh nghiệp và 20% việc chúng làm mang lại 80% kết quả.

Các ví dụ về quy tắc 80/20

Trong rất nhiều các điều kiện kinh tế khác nhau, ví dụ như quá trình phân bổ sự giàu có và nguồn lực trên trái đất, chỉ có một số phần trăm nhỏ bé dân số kiểm soát những phần nguồn lực lớn nhất, đây chính là một ví dụ điển hình của quy tắc 80/20. Các ví dụ trong kinh doanh như chỉ 20% số nhân viên chịu trách nhiệm cho 80% doanh thu của công ty (hoặc thường là thậm chỉ tỉ lệ nhỏ hơn). Đây không phải là quy tắc “cứng”, vì vậy tất nhiên không phải công ty nào cũng như vậy và tỉ lệ không phải lúc nào cũng chính xác là 80/20, nhưng nhìn chung trong kinh doanh luôn luôn là phần thiểu số tạo ra một phần lớn.

Và ở tầm vi mô, hãy nhìn những thói quen hàng ngày của bạn và bạn có thể thấy rất nhiều những ví dụ quanh quy tắc 80/20. Bạn có thể chỉ gọi điện cho một số rất ít những người trong danh mục điện thoại của bạn. Bạn chắc chắn sử dụng một phần lớn số tiền có được cho một vài thứ (có lẽ là thuê nhà hay thực phẩm, mua sắm). Và đặc biệt bạn chỉ dành phần lớn thời gian của bạn cho một số ít những người bạn trong khi bạn có hàng tá bạn bè.

Bạn có thể sống một cuộc sống 80/20 như thế nào?

Khi bạn bắt đầu phân tích và “mổ xẻ” cuộc sống của bạn, bạn có thể thấy tỉ lệ 80/20 xuất hiện ở khắp mọi nơi. Khi bạn xác định được chính xác những yếu tố quyết định, làm nên niềm hạnh phúc của bản thân, thì hãy hài hòa trong mọi hoạt động và tránh lãng phí thời gian vào những hoạt động chiếm 80% nhưng tạo ra rất ít sự thỏa mãn cho bản thân.

Thông điệp rất đơn giản: Hãy tập trung vào những hoạt động tạo ra thành quả tốt nhất. Điều này áp dụng cho cả công việc/đời sống của bạn và cả đời sống “khác” nữa. Vấn đề mà hầu hết mọi người đều vấp phải đó là làm sao có thể kiếm sống từ thứ bạn thực sự yêu thích, vì vậy hãy tập trung vào đó.

Chắc hẳn bạn đã từng nghe thấy cụm từ “nghệ sĩ sống chật vật”. Hình mẫu chính là một cá nhân sáng tạo, những nhạc sĩ, diễn viên, nhà văn và nghệ sĩ vật lộn để được công chúng biết tới, làm việc cật lực trong nhiều giờ đồng hồ cho tới khi cuối cùng chỉ một số ít trong số họ được công chúng khám phá ra và trở lên nổi tiếng.

Cũng không có gì đáng ngạc nhiên khi tỉ lệ những nghệ sĩ sống chật vật trở lên nổi tiếng, giàu có cũng tuân theo quy tắc 80/20 - chỉ một phần nhỏ trong toàn bộ nỗ lực cố gắng đã bỏ ra để đạt được thành công đó.

Có một thực tế đáng buồn là hầu hết mọi người trên thế giới đều không yêu thích công việc họ đang làm (vốn được coi là công việc “chính”) và chỉ thực sự duy trì niềm đam mê của họ vào những ngày cuối tuần và bên ngoài giờ làm việc. Chỉ một số rất ít sống với niềm đam mê trong chính giờ làm việc thường nhật.

Nguồn:  sưu tầm và tổng hợp theo lanhdao.com